Финансисты ЗМУ внедряют PDCA

Уважаемые коллеги, производственная система ОАО «ЗМУ КЧХК» продолжает активно развиваться благодаря общим усилиям коллектива завода,  последний пост об очередном шаге на этом пути был опубликован более 2-х месяцев назад, за это время мы много чего сделали и в ближайшее время я, как и обещал,  расскажу вам о самом интересном.

Сегодня предлагаю прочитать статью Надежды Вороновой (пресс-секретаря ЗМУ) о том, как финансисты нашего завода применяют  в своей работе цикл PDCA.

Финансовая служба «Завода минеральных удобрений» ОХК Уралхим, внедряет алгоритм  улучшений процессов  – PDCA («Plan-Do-Check-Act») или Планируй, Делай, Проверяй, Воздействуй.

Методология PDCA представляет собой простейший алгоритм действий  по управлению процессом и достижению его целей. Цикл управления начинается с планирования.

Планирование 

установление целей и процессов, необходимых для достижения целей, планирование работ по достижению целей процесса и удовлетворения потребителя, планирование выделения и распределения необходимых ресурсов.

Выполнение                                      

выполнение запланированных работ.

Проверка 

сбор информации и контроль результата на основе ключевых показателей эффективности (KPI), получившегося в ходе выполнения процесса, выявление и анализ отклонений, установление причин отклонений.

Воздействие(управление, корректировка) 

принятие мер по устранению причин отклонений от запланированного результата, изменения в планировании и распределении ресурсов.

(источник Википедия)

Финансово-экономическое управление завода активно включилось в программу «Бережливое производство».  Уже освоены базовые инструменты – 5С и VSM (картирование потока потребительской ценности). Сотрудники службы, разбившись на рабочие группы , построили карты основных процессов,  вместе с представителями смежных подразделений (таких как бухгалтерия, служба снабжения и др.) выявили  проблемные участки и узкие места, оценили те этапы и операции, на которых возникают потери, замедляющие работу,   после чего предложили мероприятия  по улучшению процесса. Для систематизации работы по совершенствованию процессов применили методологию PDCA.

Для начала карту процесса построили на примере исходящего платежного поручения,  где Заказчиком платежа выступала служба ОМТС.

Финансовый директор филиала ОАО ЗМУ  КЧХК Наталья Шабан у карты процесса «Исходящее платёжное поручение»

Участники картирования, в буквальном смысле слова, прошли ногами и руками по всему процессу от начала (формирования заявки на платёж) и до конца (поступления средств на расчётный счёт Контрагента). По ходу картирования были выявлены все проблемные этапы процесса, на которых наиболее часто случаются потери, например, потери времени из-за избыточного количества согласующих подписей, некорректного ввода, исправления ошибок, дублирующих операций и т.п.

Решением каждой из выявленных проблем занимается рабочая группа – разрабатываются мероприятия («План PDCA»), назначаются ответственные исполнители, устанавливаются сроки.

План PDCA:

Каждую неделю группа собирается и подводит итог сделанного, корректирует перечень мероприятий, строит дальнейшие планы.

В качестве иллюстрации устранения дублирующих функций в финансовой службе приводят пример отказа от повторных подписей заявок на платеж, на которые тратится много времени руководителей подразделений. Для этого финансисты выступили инициаторами создания регламента подписания заявок на платеж и реестров платежей. Сейчас вместо того, чтобы пописывать реестры, а потом еще и заявки на платеж, руководители подразделений подписывают только реестры с планируемыми платежами, а уже исполнители оформляют заявки в соответствии с реестром, не дожидаясь повторного согласования и подписи руководителя. Такое нововведение позволило значительно сократить потери времени при прохождении финансового документа. И это только один пример нововведения. 

Рабочая группа «штурмует» проблемы: 

На карте  все эти этапы отражаются цветом, и сразу понятно, на каком этапе находится процесс.

- Для нашей службы главным результатом, который мы хотим получить, должно стать выравнивание информационных потоков и прохождения документов.  Этого мы сможем добиться,  сократив потери по  всем своим ключевым процессам,  что в свою очередь позволит  удовлетворять все  требования внутренних  Клиентов  в части скорости и качества предоставляемых нашей службой услуг, а также позволит  исключить переработки  сотрудников, которые из-за накопления потерь в течении  календарного месяца вынуждены каждую последнюю декаду  работать допоздна в авральном режиме, - считает заместитель директора по экономике и финансам Наталья Шабан.